Biznes w drodze, czyli podróże służbowe

Turystyka biznesowa stanowi ważną część ruchu turystycznego wielu krajów. Szczególnie widoczne jest to w krajach wysokorozwiniętych takich jak choćby Wielka Brytania czy Niemcy, gdzie jest ona wręcz podstawą działalności hoteli, a zysk jaki generuje, znacznie przewyższa przychody z wakacyjnych urlopów. W Polsce także dynamicznie przybiera na znaczeniu i obecnie stanowi już solidny trzon branży hotelowej.

Ta wysoka dynamika rozwoju turystyki biznesowej ma istotny wpływ na cały ruch turystyczny w kraju, a co za tym idzie, wymusza pewne zmiany w strukturach organizacyjnych hoteli oraz ofercie kierowanej do gości. Coraz częściej właściciele obiektów hotelarskich wyodrębniają specjalne departamenty zajmujące się stricte pozyskiwaniem i obsługą gości korporacyjnych, konferencji i imprez firmowych. Jednocześnie, świadomi dynamicznych zmian w tym segmencie, dokształcają swych pracowników w obszarze relacji B2 B. Rewolucja w polskiej branży turystyki biznesowej trwa i ma przed sobą obiecującą przyszłość. Dowodem na to jest stale poszerzająca się i udoskonalana oferta hoteli skierowana do firm.

Dostosowane do potrzeb klienta

Osoby w podróży służbowej to obecnie oddzielna grupa docelowa, która dzięki swojej liczebności może liczyć w hotelach na oferty dostosowane specjalnie do swoich potrzeb. W obecnych czasach hotelarze bardzo często proponują różnego rodzaju pakiety biznesowe, dzięki którym podróżujący pracownik firmy nie tylko ma zapewniony nocleg, lecz także może liczyć na wiele innych udogodnień i bonusów. W ofercie hoteli coraz częściej możemy spotkać się ze specjalnymi bonami na określoną wcześniej kwotę, dzięki którym podróżujący może skorzystać z usług dodatkowych obiektu, np. zjeść ciepły posiłek w hotelowej restauracji. Pakiet obejmujący darmowy parking z pewnością zainteresuje zmotoryzowanych, natomiast podróżujący środkami transportu publicznego chętnie przyjrzą się dokładniej ofertom zawierającym transfer z i na lotnisko czy stację kolejową.

Udogodnienia dla podróżujących służbowo

Jakie inne udogodnienia powinien oferować hotel, żeby stanowić atrakcyjną opcję zakwaterowania dla gości biznesowych? W obecnych czasach niezwykle istotną kwestią jest internet w całym obiekcie, który charakteryzuje się szybkim transferem danych – ściągnięcie poczty, czy nawet przesyłanie dużych plików nie będzie stanowiło problemu. Dodajmy do tego wygodne biurko do pracy w pokoju i mamy zestaw, który umożliwia bezstresowe przystąpienie do zdalnej pracy – chleba powszedniego osób, które często wyjeżdżają służbowo. Inną nieodłączną cechą wyjazdów biznesowych jest nieregularność godzin pracy. Z tego względu bywa ciężko dostosować swój grafik do godzin, w których można się zameldować i w wymeldować z hotelu. Warto poinformować o tym fakcie recepcję, czy dział rezerwacji – rozwiązaniem może być umożliwienie wcześniejszego przyjazdu, czy późniejszego zwolnienia pokoju, lub chociaż darmowe przechowanie bagażu. Dobrze też, jeśli w hotelu znajduje się miejsce, w którym gość może coś przekąsić niezależnie od godziny, o której dotrze na swój nocleg. Równie istotną kwestią jest śniadanie w hotelu, które ma za zadanie dodać gościom energii na cały dzień. Oprócz tego, że hotele przykładają ogromną wagę do tego, aby każdego poranka oferować szeroki wybór dań ciepłych i zimnych, świeże pieczywo oraz rozmaite dodatki, proponują dodatkowo gościom kanapkę i kawę na drogę gratis.

Ceny uzależnione od terminów

Analizując temat podróży służbowych, warto poruszyć także kwestię sezonowości w danej destynacji – wielkość ruchu turystycznego jest zmienna w czasie, co przekłada się na cenę usług turystycznych w różnych okresach. Terminy wysokiego obłożenia czy duże imprezy odbywające się w mieście mogą drastycznie wpłynąć na wysokość cen. Dla firm, które często wysyłają pracowników w podróże służbowe, taka sezonowość, a co za tym idzie zmienność cen, może być nie tylko uciążliwa, ale i kosztowna. Ciężko korzystnie zaplanować budżet wyjazdowy dla pracownika, jeśli nie można przewidzieć ceny noclegu w hotelu. Zdarza się, że podczas okresu wysokiego obłożenia cena dnia potrafi być nawet ponad dwa razy wyższa od najkorzystniejszej stawki w ciągu roku. Rozwiązaniem dla firmy na niedogodności związane z sezonowością może okazać się podpisanie umowy współpracy z daną siecią hoteli, która stanie się tym samym preferencyjnym dostawcą usług noclegowych. Klientów, którzy są w stanie „dostarczyć” daną liczbę noclegów hotelowi, premiuje się zwykle stałą, korzystną stawką (obowiązującą przez cały rok lub rozbitą na sezon niski i wysoki), niezależną od sytuacji na rynku. Podpisanie takiej umowy lub choćby porozumienia między firmami skutecznie zabezpiecza interesy obu stron. Dokument powinien zawierać takie ustalenia jak: przybliżona liczba noclegów w czasie obowiązywania umowy oraz warunki dokonywania rezerwacji, anulacji noclegów, płatności oraz warunki samej oferty. Ostateczna cena powinna satysfakcjonować obie strony kontraktu, tak aby zapewnić długą współpracę, jednak zawsze należy zwrócić również uwagę na jej relację do jakości – pamiętajmy, że hotelowe gwiazdki nie powiedzą nam wszystkiego o usłudze, którą zamierzamy wykupić.

Autor jest dyrektorem sprzedaży i marketingu, członkiem zarządu Focus Hotels S.A.

——

 

 

Łukasz Płoszyński

dyrektor sprzedaży i marketingu sieci Focus Hotels S.A.