Chcemy praktycznych szkoleń

O powodzeniu konferencji, szkolenia, decyduje wiele czynników. Znane nazwisko zagranicznego eksperta może zadziałać jak magnes. Ważne jest też ilość i ranga zaproszonych gości, ale nie należy zapominać o bardziej przyziemnych sprawach jak lokalizacja i organizatorzy. O tym jak dobrze zorganizować konferencję z Ewą Kumorek-Fedor, dyrektorem zarządzającym i menedżerem Value Communication Sp. z o.o. rozmawiała Agnieszka Markowska

Od czego zależy sukces organizacyjny konferencji?

O powodzeniu konferencji decyduje kilka elementów. Po pierwsze jest to temat spotkania, szkolenia, seminarium czy konferencji prasowej. Musi to być temat aktualny, wokół którego jest duże zainteresowanie. W przypadku dużej firmy mogą to być jej ostatnie wyniki finansowe, a jeszcze lepiej plany, strategia rozwoju, przejęcie konkurenta, zmiany na rynku. W przypadku szkoleń temat dotyczący codziennej praktyki biznesowej, a więc na przykład dotyczący zmian w prawie podatkowym, czy kodeksie spółek handlowych.

Po drugie kluczem do sukcesu są ludzie. Nawet najciekawszy temat konferencji nie przyciągnie znacznej liczby uczestników, jeśli opowiadać na dany temat nie będą eksperci w danej dziedzinie lub praktycy. Przy organizacji większej skali konferencji wskazane jest zaproszenie wyjątkowych gości specjalnych na przykład z zagranicy, oferujących szersze, zewnętrzne spojrzenie na omawianą kwestię. Znane nazwisko zagranicznego eksperta może podziałać jak magnes i przyciągnąć więcej publiczności, sprawiając, że przekaz konferencji dotrze do odbiorcy albo szkolenie spotka się z większym zainteresowaniem.

Od czego należy zacząć przygotowania do konferencji prasowej?

Wyznacznikiem powodzenia konferencji jest liczba i ranga uczestniczących w niej osób. W przypadku konferencji prasowej najważniejszy jest medialny odzew, a więc liczba publikacji w prasie czy emisji w telewizji na temat pożądanych przez organizatora konferencji treści.

Przygotowując konferencję należy więc w pierwszej kolejności odpowiednio ją wypromować. By uniknąć błędów, już na tym kluczowym etapie, to zadanie warto powierzyć specjalizującej się w tego rodzaju przedsięwzięciach firmie public relations. Taka firma zagwarantuje konferencji oprawę medialną, zaprosi dziennikarzy, roześle informacje prasowe do mediów, zapewni promocję w mediach społecznościowych itp.

Drugim elementem, o jaki trzeba zadbać zawczasu jest zadbanie o samą jakość przekazu. Tu również nieodzowna może okazać się pomoc agencji PR. Mówcy nie tylko powinni być profesjonalnie przygotowani do wygłoszenia swoich prezentacji, lecz także do udzielenia odpowiedzi na niewygodne pytania. Rolą agencji może być zatem wykreowanie zestawu potencjalnych pytań i odpowiedzi.

Niezmiernie istotna jest również spójność przekazu. Przedstawiciele jednej firmy powinni wcześniej uzgodnić jak wypowiadają się na temat danej, problematycznej kwestii. Dwugłos czy trójgłos w danej sprawie powoduje, że np. w mediach pojawiają się sprzeczne informacje i komunikacja z rynkiem czy z kontrahentami jest zakłócona.

Jaką rolę odgrywa lokalizacja? Jakie miejsce należy wybrać?

Lokalizację można wymienić wśród istotnych czynników odpowiadających za sukces lub brak powodzenia danej konferencji. Zdecydowanie ma ona znaczenie. W większości przypadków miejsce musi być łatwo dostępne, najlepiej w centrum dużego miasta, w dobrej klasy hotelu, aby nie było problemu z dojazdem, zapleczem technicznym i gastronomicznym. Miejsce może decydować o prestiżu konferencji i frekwencji. Nie musi być to koniecznie hotel z wyższej półki, ale na przykład oryginalne, urokliwe miejsca typu: kameralne wille, dworki w centrum miasta lub nowoczesne biurowce, które oferują np. piękną panoramę miasta. Tego typu obiektów w Polsce jest coraz więcej. Miejsce konferencji może być dopasowane do jej tematyki. Przykłady z życia to na przykład konferencja o rynku gazu w Muzeum Gazownictwa, czy o architekturze w nowoczesnym budynku Muzeum Historii Żydów Polskich. W przypadku szkoleń atrakcyjne jako miejsce ich organizacji mogą być ośrodki turystyczne. Pozwala to połączyć szkolenie z wypoczynkiem.

Jaki jest optymalny termin organizacji konferencji prasowej?

Konferencję prasową ze względu na specyfikę pracy mediów powinno się organizować od wtorku do czwartku najlepiej w godzinach przedpołudniowych, tak aby w ciągu dnia lub następnego dnia ukazały się relacje mediów z wydarzenia.

Poniedziałek czy piątek to mniej odpowiednie dni na konferencję. Zwłaszcza piątek może osłabić wydźwięk informacji, bo trafia się w weekendową próżnię informacyjną.

Generalnie istotne, jest by informacja mogła od razu znaleźć się u odbiorcy, bez niepotrzebnej zwłoki.

Jeżeli konferencja nie musi być zwołana w trybie nagłym ze względu na wagę wydarzenia to warto dopasować termin do innych dużej skali wydarzeń. I tak na przykład mniejszej firmie trudno będzie się przebić w mediach z komunikatem o jej wynikach finansowych, gdy tego samego dnia takiego rodzaju konferencja zwołało 5 dużych krajowych firm. Organizacja konferencji może się takiego dnia okazać stratą czasu i pieniędzy. Warto więc dostosować ambicje firmy do realiów. Tutaj też decydująca może być rola zewnętrznego dorady PR, któremu łatwiej niż pracownikowi firmy przekonać zarząd do zmiany terminu spotkania.

W przypadku szkoleń uwagę powinno zwrócić się na to, czy ich termin nie koliduje z wielkimi wydarzeniami, które gromadzą przedsiębiorców z wielu branż. Takich wydarzeń w Polsce jest kilka i uczestniczy w nich po kilka tysięcy osób. Są to na przykład: Forum Ekonomiczne w Krynicy, Europejski Kongres Gospodarczy w Katowicach albo Europejski Kongres Finansowy w Sopocie. Powinno się też zwrócić uwagę na duże imprezy branżowe, by na samym początku nie pozbawiać się możliwości zaproszenia wielu potencjalnych uczestników szkolenia.

Jak długo powinna trwać konferencja, aby nie znudzić uczestników? Ile czasu powinny trwać poszczególne wypowiedzi i prezentacje?

Błędem przy organizacji konferencji jest często zbyt mała ilość przerw i zbyt długie prezentacje. Ludzka uwaga pozwala skupić się na przekazie maksymalnie przez 40 minut. Aby prezentacja w pełni dotarła do odbiorcy powinna być zatem nie dłuższa niż około 25 minut. Inaczej odbiorcy będą bardziej zainteresowani odpowiadaniem na maile na swoich smartfonach niż słuchaniem.

Ważne jest, żeby zaangażować publiczność na przykład poprzez skierowane do niej pytania. W zaplanowanej na cały dzień konferencji przerwy na kawę czy na lunch potrzebne są, by uczestnicy spotkania mogli w luźniejszej atmosferze lepiej się poznać i wymienić poglądami.

Istotne jest, by panele dyskusyjne prowadzili profesjonalni moderatorzy, znający branżę oraz posiadający umiejętności moderowania dyskusją tak, aby nie były to tylko wypowiedziane przez zaproszonych gości suche tezy, tylko dyskusja z prawdziwego zdarzenia. Dla publiczności debaty i dyskusje są dużo bardziej ciekawe i inspirujące niż seria oderwanych od siebie prezentacji.

Ważne, aby odpowiednio dużo czasu zarezerwować właśnie na debatę czy sesję pytań i odpowiedzi. To z reguły ta część konferencji, seminarium albo szkolenia decyduje o ich późniejszym odbiorze wśród uczestników.

W przypadku konferencji dwudniowych dobrze, jeśli organizator zapewnia jakieś atrakcje wieczorne dla uczestników np. bankiet. Dzięki temu uczestnicy mogą się lepiej poznać i wymienić kontaktami.

Jeśli uczestnicy konferencji będą zadowoleni z jej przebiegu jest duża szansa, że za rok ta sama konferencja będzie miała większą liczbę partnerów oraz uczestników.

Jak prezentują się perspektywy branży konferencji i szkoleń? W jakiej branży jest największe zapotrzebowanie na doszkalanie?

Rynek konferencji i szkoleń, czy szerzej rynek MICE (meetings, incentives, conferencing, exhibitions) jest ściśle powiązany z koniunkturą gospodarczą. W Polsce gospodarka rośnie nieprzerwanie od 25 lat, a po spowolnieniu z końca ubiegłej dekady sukcesywnie, z roku na rok, zwiększa się też wartość krajowego rynku konferencyjnego. Świadczy o tym na przykład fakt, że wciąż przyrasta podaż hoteli konferencyjnych w centrach dużych miast i w nowych zagłębiach biurowych. Raport Polskiej Organizacji Turystycznej „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2015” wylicza, że wartość przemysłu spotkań to blisko 1,3 mld zł, a łączny wkład w tworzenie miejsc pracy to ponad 27 tys. etatów w skali kraju.

To znacząca kwota, ale w skali całej polskiej gospodarki nie oszałamia. Dlatego rynek ma wciąż duży potencjał. Liczba spotkań organizowanych w Polsce zachowuje tendencję rosnącą. Polska Organizacja Turystyczna w swoim raporcie wzięła pod uwagę aż 18 820 spotkań zorganizowanych w 2014 r.

Duży potencjał, jeśli chodzi o branżę szkoleń kryje się w tych związanych z praktycznymi umiejętnościami potrzebnymi w prowadzeniu działalności gospodarczej. Popularne są szkolenia z zakresu obsługi programów komputerowych oraz z zakresu zmian w prawie.

Ewa Kumorek-Fedor

Dyrektor zarządzający Value Communication Sp. z o.o., menedżer z wieloletnim doświadczeniem w branży mediów i na rynku kapitałowym. Stworzyła od podstaw Dział Szkoleń w Parkiet Media (2005 r.), zorganizowała i prowadziła w latach 2006-2009 Sekcję Konferencji i Szkoleń Presspubliki (wydawcy m.in. „Rzeczpospolitej”, „Życia Warszawy”). W latach 2009-2012 kierownik, a następnie Dyrektor, Działu Konferencji i Szkoleń Presspubliki, kierująca pracą kilkunastoosobowego zespołu. W 2012 r. Dyrektor Zarządzający w Instytucie Rynku Kapitałowego z Grupy Kapitałowej GPW S.A. W latach 2012-2013 Dyrektor Marketingu i Sprzedaży w J.W. Construction Holding S.A.

Ukończyła kurs maklera papierów wartościowych, kurs analityka giełdowego oraz szkolenia z zakresu autoprezentacji w mediach. Współtwórca wielu projektów edukacyjnych oraz konferencji branżowych.

——