Diabeł tkwi w szczegółach

Konferencję możemy porównać do żywego organizmu, który jest nieprzewidywalny. Aby ten organizm działał sprawnie, musi być spełniony szereg czynników.

Podstawą jest dobrze napisany brief wydarzenia, który pozwoli spiąć w całość i uporządkować całą koncepcję. Diabeł tkwi w szczegółach, a zaniedbanie ich może okazać się naprawdę opłakane w skutkach.

Miejsce ma ogromne znaczenie

Zaczynając od wyboru miejsca, musimy pamiętać, żeby dopasować je do charakteru całej konferencji oraz zapewnić odpowiednią ilość miejsca dla wszystkich uczestników. Często popełniany jest błąd, wynikający z niedoszacowania liczby gości i realnych możliwości danej lokalizacji. Jeśli przerwy kawowe i catering mają być wewnątrz pomieszczenia, o tyle mniej będziemy mieć powierzchni. Powinniśmy także pamiętać, że innymi prawami i wymogami, także dotyczącymi bezpieczeństwa, rządzi się impreza masowa. Zmieniająca się liczba uczestników to problem, który może wymagać wręcz niesamowitej kreatywności i elastyczności, szczególnie, jeśli grupa się powiększa, a nam brak zasobów.

Aby umilić czas gościom…

Dobór atrakcji, które uświetnią wydarzenie to ważny aspekt spotkania. Poszukiwanie artystów, którzy wpisują się w koncepcję, nie należy do rzeczy łatwych. Najczęściej tego typu dylematy weryfikuje budżet jakim dysponujemy. Najlepiej poruszać się w zakresie artystów, z którymi już współpracowaliśmy lub z polecenia, pozwoli nam to uniknąć ewentualnych rozczarowań podczas samego wydarzenia. To samo dotyczy konferansjera. Warto przemyśleć, czy na pewno zawsze potrzebujemy rozpoznawalnej gwiazdy czy może po prostu kogoś z łatwością prowadzenia, szczególnie, jeśli ta osoba ma być narratorem tła.

Zadbaj o detale

Detale, takie jak dekoracje stołów, najczęściej kwiatowe, cały outfit cateringowy często są pochopnie niedoceniane a są przysłowiową kropką nad i – gdy jej zabraknie, nagle jest ona bardzo widoczna. Szczególną uwagę organizatorzy powinni zwrócić na jakość zastawy, a nawet na to, czy pokrowce na krzesła są właściwej długości, wystające nogi krzeseł są naruszeniem profesjonalnej estetyki.

Co podać na konferencji?

Menu powinno być dopasowane do charakteru danego spotkania. Na pewno problemem jest dopasowanie menu do gustów wszystkich gości. Możemy go przynajmniej częściowo rozwiązać proponując opcje bufetowe, a nie tylko serwowane, gdzie każdy z uczestników może znaleźć coś dla siebie. Przy serwowanym menu powinniśmy pamiętać o coraz większej grupie osób, które nie jedzą mięsa, warto także sprawdzić, czy nikt w danej grupie nie jest na coś uczulony. Obecnym trendem jest jedzenie lekkie i energetyzujące, wspomagające pracę umysłową – szczególnie jeśli chodzi o przerwy kawowe podczas wymagających konferencji. I co najważniejsze, zwykle największym problemem może być zwykły brak uśmiechu i serdeczności, a on naprawdę potrafi zdziałać cuda.

Autorka jest kierownikiem sprzedaży konferencji w Zdrojowa Hotels

Kordian Kuczma

Kordian Kuczma

doktor nauk politycznych PAN