Efektywny start w przetargach publicznych

Uczestnictwo w przetargach ofert to ważny element pozyskiwania klientów przez większość firm na rynku. Spory udział w rynku mają te, które są ogłaszane przez podmioty publiczne. Ich kryteria są jednak bardziej restrykcyjne w porównaniu do przetargów prywatnych, dlatego część przedsiębiorców rezygnuje z nich już na starcie. Niepotrzebnie. O tym, jak odpowiednio i skutecznie przygotować się do złożenia oferty w rozmowie z Agnieszką Markowską opowiada Anna Serpina–Forkasiewicz, wiceprezes Grupy TenderHut S.A., specjalizująca się w obsłudze podmiotów z sektora publicznego.

Jaka jest najistotniejsza różnica między przetargami publicznymi a prywatnymi?

Postępowania o udzielenie zamówień publicznych reguluje ustawa Prawo zamówień publicznych, która w bardzo rygorystyczny sposób określa zasady wyboru najkorzystniejszej oferty i ogranicza możliwość zmiany zawartej umowy. W przypadku wydatkowania środków prywatnych te procedury nie mają tak wysokiego stopnia sformalizowania. Dopuszczalny jest tam także element uznaniowości przy ocenie ofert – umowy komercyjne są bardziej elastyczne. Istotna różnica, w przypadku przetargów prywatnych, to brak możliwości odwołań od decyzji zamawiającego. Podczas zamówień publicznych przysługuje natomiast wniesienie środków ochrony prawnej do Krajowej Izby Odwoławczej i w drugiej instancji do sądów okręgowych.

Czy wszystkie przetargi tego typu mają charakter jawny?

Podstawową zasadą w zamówieniach publicznych jest jawność postępowania, podlega ona jednak pewnym ograniczeniom w momencie udostępnienia dokumentów – nie wszystkie są otwarte od chwili ich złożenia. Ponadto niejawne są postępowania dotyczące interesu państwa związanego z bezpieczeństwem i obronnością. Odrębną kategorią wyłączeń od jawności są także informacje szczególnie wrażliwe dla firm, których ujawnienie względem konkurencji mogłoby powodować stratę – stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Z jakimi pojęciami ustawowymi prawa publicznego należy się zapoznać?

To liczny zbiór, natomiast do najbardziej podstawowych należą oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, cena, oferta częściowa, umowa o udzielenie zamówienia publicznego, umowa ramowa, wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy i oczywiście kara umowna.

Czy istnieje jeden, konkretny dokument, który określa wszystkie warunki danego przetargu?

W poszczególnych trybach występują dokumenty o różnych nazwach. Zazwyczaj postępowania są wszczynane poprzez publikację Ogłoszenia o Zamówieniu, a szczegółowe informacje zawarte są w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Kto może składać odwołanie na treść SIWZ?

Odwołanie na treść SIWZ w przypadku przetargu nieograniczonego może wnieść każdy, kto ma interes w uzyskaniu danego zamówienia, jak również organizacje wpisane na listę prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. W przypadku przetargu ograniczonego odwołanie przysługuje podmiotowi, który został zaproszony do złożenia oferty i taką SIWZ otrzymał.

Od czego należy rozpocząć przygotowania do uczestniczenia w postępowaniach?

Pierwszą i zasadniczą kwestią jest zebranie wymaganych przez Zamawiającego zaświadczeń, m.in. o niezaleganiu z US i ZUS, niekaralności. Kolejną sprawą jest szczegółowe zapoznanie się z ogłoszeniem o zamówieniu i treścią SIWZ wraz z projektem umowy. Pamiętajmy, że jeżeli mamy jakieś wątpliwości, mamy prawo do zadania pomocniczych pytań Zamawiającemu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę?

Treść ustawy „Prawo zamówień publicznych” i wydanych do niej aktów wykonawczych jest na pozór nieskomplikowana, ale istnieje również bardzo bogate orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej i sądów okręgowych, których nie należy lekceważyć. Jeżeli chcemy na poważnie wejść w świat przetargów, ich znajomość jest obowiązkowa.

Jakie są najczęściej popełniane błędy przy składaniu ofert?

Lista błędów, jakie można popełnić jest naprawdę długa. Niektóre z nich są jednak takie, że ich skutki są nieodwracalne. To np. brak dołączenia do dokumentów wadium lub formularza ofertowego. Podobnie, jeżeli w dniu składania oferty nie posiadamy zaświadczenia z US, ZUS czy KRK, nie będziemy mogli tego uzupełnić po tym terminie.

Skąd można dowiedzieć się o aktualnie prowadzonych przetargach?

Postępowania poniżej progu unijnego ogłaszane są w Biuletynie Zamówień Publicznych prowadzonym przez Urząd Zamówień Publicznych. Natomiast przetargi organizowane powyżej tego progu zamieszczane są w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej prowadzonym przez tamtejszy Urząd Publikacji. Oczywiście wszystkie te ogłoszenia są dostępne przez internet.

Czy istnieją jakieś stałe okresy / pory roku, kiedy w zamówieniach publicznych wzrasta zapotrzebowanie na dane usługi?

Corocznie, w czwartym kwartale obserwujemy znaczący wzrost ogłoszeń. Jest to uwarunkowanie koniecznością wydatkowania środków publicznych do końca roku – nie przechodzą one do kolejnego budżetu. Zatem jesień to dobry czas dla przedsiębiorstw na monitorowanie przetargów publicznych.

——