IT Negocjacje z operatorem

W każdej firmie, zarówno właściciele, jak i pracownicy komunikują się niemal bez przerwy, realizując codzienne zadania operacyjne, negocjując kontrakty czy nawiązując nowe znajomości. W tych działaniach nieodłącznym towarzyszem jest dla nich telefon, a wraz z nim – usługi telekomunikacyjne, do których obecnie dostęp jest coraz szybszy, bardziej zróżnicowany i zaawansowany.

Sebastian Papierz – Dostawcy usług, walcząc o klienta, prześcigają się w konstruowaniu najbardziej korzystnych ofert. W tej sytuacji niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie się do negocjacji z operatorem, tak, by uzyskać jak najkorzystniejszą ofertę. I nie chodzi tu tylko o cenę. Ważna jest też elastyczność propozycji, a przede wszystkim jej skuteczność i optymalizacja pod kątem przydatności dla przedsiębiorstwa oraz pracowników. W procesie negocjacji z operatorem można wyodrębnić kilka etapów: analiza, przygotowanie do negocjacji, zapytanie ofertowe, negocjacje i w końcu wybór oferty.

Gruntowna analiza potrzeb
Pierwszy etap – analiza – daje pełną wiedzę o tym, z jakich usług i w jakim zakresie aktualnie korzystamy, a z jakich chcielibyśmy w przyszłości skorzystać. Trzeba pamiętać, że usługi telekomunikacyjne to nie tylko usługi stacjonarne i mobilne, ale także usługi transmisji danych. Analiza powinna udzielić odpowiedzi na kilka ważnych pytań m.in. o bieżącą konfigurację i parametry techniczne usług oraz urządzeń, warunki w obecnych kontraktach, a także o plany rozwoju lub ograniczania firmy w tym obszarze.

Konstruowanie zapytania ofertowego
Po analizie następuje przygotowanie do negocjacji z dostawcą. To faza kluczowa, ponieważ w tym momencie firma określa swoje oczekiwania w stosunku do całej oferty i znaczenia jej poszczególnych elementów. W ramach tego etapu powstaje dokument zapytania ofertowego, arkusz porównania ofert i lista dostawców, do których skierujemy zapytanie. Przygotowanie arkusza porównania przed negocjacjami, umożliwia kontrolę procesu negocjacji i bieżącą analizę składanych ofert, a w szczególności wpływu ewentualnych modyfikacji na efekt końcowy propozycji. Tak przygotowani wysyłamy do operatorów odpowiednio ustandaryzowane zapytanie ofertowe, odzwierciedlające arkusz porównania, dzięki temu łatwiej jest nam je później porównać.

Na co warto zwrócić uwagę?
Po otrzymaniu odpowiedzi od operatorów miejsce ma porównanie ofert, z którego wnioski determinują strategię negocjacyjną. Podstawowym kryterium oceny oferty najczęściej są warunki finansowe. Równie ważne jest jednak uregulowanie szczegółowych warunków współpracy w formie umowy ramowej. Dotyczy to głównie dużych i średnich przedsiębiorstw, mniejsze bowiem korzystają z aktualnych promocji albo z dedykowanej oferty, którą przyjmują od operatora. Istotne elementy w umowie to m.in. warunki cenowe, okres obowiązywania, warunki przedłużenia i rozwiązania czy minimalne zobowiązania dotyczące posiadanych przez klienta usług.

Etap wdrażania
Po zakończeniu negocjacji i akceptacji warunków oferty rozpoczyna się proces jej wdrażania – najbardziej newralgiczny punkt projektu dla bieżącego funkcjonowania firmy. Aby skutecznie wdrożyć nowe rozwiązania, należy odpowiednio zaplanować ten proces – najlepiej w postaci harmonogramu uzgodnionego z operatorem i wszystkimi interesariuszami projektu, uwzględniając procedury obowiązujące w firmie.

A może outsourcing?
Porównanie ofert i wybór tej najkorzystniejszej zazwyczaj nie jest łatwy. Głównie z uwagi na różnorodnie skonstruowane propozycje operatorów w tych samych obszarach merytorycznych, ale też trudność naniesienia elementów oferty na oczekiwania i wymagania klienta. Niełatwa jest również sama konfrontacja cenników. Warto sprawdzić koszty na bazie danych historycznych, zestawiając całkowite kwoty dotychczasowych kontraktów. Jeśli firma, zamierzająca podjąć negocjacje z operatorem, nie dysponuje pracownikami z odpowiednim doświadczeniem i wiedzą, należy rozważyć outsourcing procesu negocjacyjnego. Skorzystanie z wiedzy i doświadczenia firmy doradczej, która przeprowadzi ten skomplikowany proces, pozwoli wskazać optymalne rozwiązania.

 

Autor – Deputy Director Business Development, Blue Services Sp. z o.o.