1.2 C
Warszawa
wtorek, 19 marca 2024

Finanse i księgowość bez papieru

Koniecznie przeczytaj

O cyfrowej przyszłości finansów i księgowości opowiada Barbara Skrzecz-Mozdyniewicz, Dyrektor Działu Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP w Asseco Business Solutions.

Słyszysz „dokumenty elektroniczne” i myślisz o…?

Myślę o dziale finansów i księgowości. To tam spływają informacje z całej organizacji, takie jak dokumenty zakupowe, dokumenty sprzedażowe… Są jeszcze różnego rodzaju dokumenty związane z rozliczeniami miesięcznymi: deklaracje VAT, raporty kasowe i bankowe, rozliczenia płac, delegacji oraz wiele innych. 

Czy przy takiej ilości dokumentów cyfryzacja finansów i księgowości jest możliwa?

Moim zdaniem należy pytać nie „czy”, ale od kiedy. Od cyfryzacji nie ma odwrotu. Okoliczności, jak choćby upowszechnienie pracy zdalnej tylko wzmacniają zasadność korzystania z dokumentów elektronicznych. Firmy muszą funkcjonować, niezależnie od tego, co się dzieje. Mamy też ciągłe zmiany prawne, które łatwiej obsłużyć elektronicznie. Z drugiej strony, cyfrowy obieg informacji jest oczywiście znacznie szybszy i usprawnia procesy biznesowe. Ułatwia rozwój i podnosi konkurencyjność na rynku oraz atrakcyjność firmy dla pracowników. Zatem odpowiadając: finanse i księgowość bez papieru są zdecydowanie możliwe i warto się nimi zainteresować jak najszybciej. 

Czas na przykład. Jak działają e-Faktury?

Zacznijmy od dokumentów zakupu, bo każda firma kupuje. Już od kilku lat firmy przechodzą na e-Faktury. Kiedy taki dokument przychodzi, rejestrują go w systemie oraz umieszczają w nim jej obraz. Papierową fakturę natomiast trzeba do systemu wpisać, zeskanować, podpiąć skan pod dane. Dalej dokument podlega obiegowi zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości w organizacji, trafiając do akceptacji i na końcu do zaksięgowania. Od razu widać, że w organizacji rozproszonej czy modelu zdalnym, takiej komunikacji nie da się sprawnie prowadzić na papierze. 

Tymczasem elektroniczny obieg dokumentów, wsparty porozumieniem z dostawcami o elektronicznej formie komunikacji rozwiązuje kilka problemów. Po pierwsze, zapewnia szybkie spływanie dokumentów do księgowości, bez opóźnień czy przychodzenia po terminie. Ogranicza pomyłki przy rejestracji dokumentów a także gubienie dokumentów. Kolejnym plusem jest łatwa analiza e-Faktur i przygotowanie raportów. Wreszcie, zgodnie z przepisami, prowadzenie dokumentacji elektronicznej zwalnia z obowiązku przechowywania faktur papierowych. 

A dokumenty sprzedaży?

Rzadko już spotykam firmy, które przechowują dokumenty sprzedażowe w formie papierowej. Systemy ERP dają możliwość zapisania każdej wystawionej faktury w pliku PDF i innych elektronicznej postaciach. Nawet jeżeli któryś kontrahent nie wyraził zgody na komunikację elektroniczną i firma wysyła mu fakturę na papierze, to sama formy papierowej nie przechowuje. W systemie ERP łatwiej dotrzeć do konkretnego dokumentu, wybierając klienta. Można także wyświetlić sobie całą historię współpracy, choćby informacje o wystawionych do dokumentów korektach. Trudno dziś wyobrazić to sobie inaczej. 

Jak e-faktury mają się do KSeF?

Coraz więcej raportów, które dostarczamy do instytucji, jak np. sprawozdania finansowe, funkcjonuje w postaci elektronicznej. Niedawno KE zaopiniowała ustawę o Krajowym Systemie e-Faktur, wobec czego dokumentem sprzedaży będzie tylko faktura wystawiona w KSeF. Korzystanie z rejestru będzie obowiązkowe od 2023 roku, więc mamy teraz idealny czas na przystosowanie systemów i przyzwyczajenie organizacji do elektronicznego fakturowania. Co więcej, można ten moment obowiązkowych w gruncie rzeczy przygotowań wykorzystać do całkowitego przeniesienia obiegu dokumentów w firmie do formy cyfrowej.

Dobre systemy ERP, takie jak te od Asseco, komunikują się z KSeF. Dokument wystawiany w systemie wędruje do rejestru i automatycznie z niego wraca, z nadanym numerem identyfikacyjnym. Oczywiście wcześniej system sprawdza jego poprawność, eliminując pomyłki i błędy. System pobiera także z KSeF faktury wystawione przez kontrahentów. Dla użytkowników końcowych nie ma znaczącej rewolucji, o ile pracują na dobrze przygotowanych narzędziach.

Jak się zabrać za digitalizację działu finansowo-księgowego?

Najlepiej zacząć od teraźniejszości i przyszłości. Dokumenty, które już mamy i tak trafią do niszczarki w przepisowym czasie. Nie produkujmy nowych papierów i przygotujmy organizację. Bywa, że cyfryzacja, jak każda zmiana, budzi pewne obawy, które można łatwo rozwiać. Dokumenty elektroniczne są bezpiecznie przechowywane albo w systemie ERP, albo w przypadku PDFów podpisanych podpisem kwalifikowanym, w zasobach dyskowych. 

W systemie ERP dokumenty są podpięte pod zdarzenie ekonomiczne, a dostęp do nich mają tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach. Z drugiej strony, raz zarejestrowana w systemie informacja przyda się ponownie: przykładowo, fakturę wystawioną w module logistycznym błyskawicznie ewidencjuję systemie finansowo-księgowym, bo mam już wszystkie potrzebne dane. Podobnie rzecz ma się z załącznikami podpiętymi do dokumentów. Korzystanie z dokumentów elektronicznych to całkiem inna jakość pracy i zarządzania.

Jak widzisz przyszłość cyfryzacji biznesu?

Liczę na to, że obowiązkowy KSeF, czyli 2023 rok będzie przełomowy i wprowadzi wiele organizacji na wyższy poziom zarządzania. Ten poniekąd wymuszony skok jest ogromną szansą. Inwestując w narzędzia IT do obsługi KSeF, można poniesione koszty przekuć w takie rozwiązanie, które będzie dużą wartością w całej organizacji i przełoży się na inne obszary działań biznesowych. Elektroniczna dokumentacja jest przyszłością naszych firm, więc, moim zdaniem, nie ma na co czekać! 

Najnowsze

LIDERZY FLOTY 2023

Franczyza

PORADNIK DLA MŚP

UBEZPIECZENIA GRUPOWE