Kompleksowe i usystematyzowane podejście do organizacji projektu

Decyzja o outsourcingu przynosi zwiększenie wydajności, szybką i poprawną adaptację do panujących warunków rynkowych, ale przede wszystkim uniezależnienie od wewnętrznej zdolności firmy do organizacji usług niezwiązanych bezpośrednio z przychodami spółki.

Aby docenić korzyść ze zmiany, należy przed decyzją o outsourcingu jasno określić potrzeby i oczekiwania. Dla większości przedsiębiorstw podpisanie pierwszej umowy outsourcingowej jest strategiczne, poprzedzone analizami i wieloma obawami wynikającymi z braku pozornej niezależności zarządzania wewnętrznymi zasobami. Zbudowanie nowoczesnej i opartej na najlepszych wzorach organizacji służb wsparcia, powinno skutkować istotnym zwiększeniem efektywności jej funkcjonowania oraz wzrostem jakości usług będących końcowym efektem realizacji procesów funkcji wsparcia.

W oparciu o koncepcję Centrów Usług Wspólnych (CUW)

Jak wynika z międzynarodowych trendów i raportów Gartner’a, kontrola kosztów oraz rosnące potrzeby związane ze skalowalnością biznesu są kluczowymi czynnikami decyzji z perspektywy wyższego kierownictwa firm decydujących się na outsourcing. Nadchodzące trendy rynku outsourcingowego dotyczą niekoniecznie jego przedmiotu, ale formy i sposobu organizacji. Rok 2016 powinien obfitować w projekty outsourcingowe zorganizowane w oparciu o koncepcję Centrów Usług Wspólnych (CUW), gdzie poza poszukiwaniem jednostkowych zakresów do optymalizacji, firma może oczekiwać kompleksowego i usystematyzowanego podejścia do organizacji takiego projektu.

Outsourcing z perspektywy zarządzających

Najczęściej centralizowanymi funkcjami wsparcia są informatyka i finanse. Kolejne popularne obszary to kadry i płace, logistyka oraz marketing. Firmy decydują się na centralizację funkcji wsparcia, aby osiągnąć lepszą kontrolę nad procesami i podnieść ich efektywność dzięki standaryzacji procesów, struktur organizacyjnych oraz wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Outsourcing, z perspektywy zarządzających, pozwala zredukować koszty związane z utrzymaniem i zabezpieczaniem systemu, z zatrudnieniem specjalistów, zakupem, utrzymaniem oraz wsparciem technicznym profesjonalnego oprogramowania, organizacją bezpiecznego przechowywania dokumentacji, szkoleniami, nieobecnościami, rekrutacją. Dzięki outsourcingowi, spółka zyskuje bezpieczeństwo danych, raporty, wskaźniki, analizę procesów oraz ocenę efektywności.

Zdefiniować możliwe opcje

Nowoczesny outsourcing to ścisła współpraca i zaufanie partnerów, jakimi są dostawca usług oraz odbiorca. Nawet najlepiej napisana umowa outsourcingowa nie przewidzi możliwości synchronizacji potrzeb umożliwiających obu stronom rozwój i satysfakcję. W ramach outsourcingu zorganizowanego w modelu CUW należy dokonać analizy obecnego kształtu obszaru wsparcia, zdefiniować możliwe opcje strategiczne funkcjonowania CUW, opracować rekomendowany model funkcjonowania CUW wraz z analizą wykonalności i opłacalności wdrożenia CUW, przygotować szczegółowy plan wdrożenia CUW oraz opisać jasne zasady współpracy z CUW.

Zgodności z wymogami wewnętrznymi i zewnętrznymi

Rezultaty, których możemy się spodziewać, to w odniesieniu do jakości zdolność szybkiego i efektywnego wdrożenia najlepszych praktyk w oparciu o standardowe procesy, wprowadzenie specjalizacji jako narzędzia poprawy efektywności i jakości dostarczanej usługi, dostarczenie lepszego serwisu dzięki ujednoliconym procesom i technologii, poprawa kontroli wewnętrznej, większa przejrzystość procesów oraz możliwość oceny ich zgodności z wymogami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Optymalizację kosztową w odniesieniu do CUW uzyskuje się poprzez redukcję liczby etatów vel eliminację zduplikowanego nakładu pracy pomiędzy Spółkami, redukcję kosztów operacyjnych poprzez wybór tańszej lokalizacji, wykluczenie duplikujących się aktywności oraz stworzenie ekonomii skali pomiędzy Spółkami i optymalizację alokacji zasobów pomiędzy procesami. Korzyści strategiczne z outsourcingu CUW zgodnie z opisanymi w niniejszym artykule trendami to przede wszystkim umożliwienie absorpcji nowych transakcji wynikających ze zwiększenia liczby obsługiwanych Spółek, bez znaczącego zwiększenia zatrudnienia i uwolnienie menadżerów od codziennych problemów operacyjnych.

Autorka jest ekspertem ITSM, managing partner ITC

—————

Avatar

Katarzyna Barańska

ekspert ITSM, managing partner ITC