Organizujesz konferencje? Zwróć na to uwagę!

Na co należy zwrócić uwagę, organizując konferencję w hotelu? Na pewno w pierwszej kolejności na wielkość i wyposażenie sali – czyli czy obiekt posiada w swojej ofercie projektor o dobrej rozdzielczości i z odpowiedniej wielkości ekranem itp. Goście muszą bowiem widzieć prezentację, która będzie na nim wyświetlana.

Kolejnym elementem jest nagłośnienie. Najlepszą opcją jest system wbudowany w ściany sali konferencyjnej, wtedy głośniki są już ze sobą zestrojone i zapewniają odpowiednią przestrzeń akustyczną. Takie nagłośnienie mamy właśnie w Qubus Hotel Bielsko-Biała. W związku z tym, że konferencje mają często elastyczne formy i zaplanowane są nie tylko wykłady, lecz także projekcje filmów, bardzo ważna jest możliwość sterowania światłem. W naszym obiekcie dzięki dotykowemu panelowi można płynnie przejść z jasnego oświetlenia konferencyjnego do przyciemnionego komputerowego lub wideo. Sztuczne oświetlenie, które mamy w salach konferencyjnych, pomaga również uczestnikom skupić się na spotkaniu. Nie rozprasza ich bowiem ani pora dnia, ani zmiana pogody.

Konferencyjny niezbędnik

Bardzo dużym atutem jest klimatyzacja w salach konferencyjnych. Zapewnia ona gościom komfortowe uczestnictwo w spotkaniu. W Qubus Hotel Bielsko-Biała posiadamy nawet specjalny, nowoczesny system do sterowania klimatyzacją. Z mniejszych sprzętów, które powinny być dostępne w ofercie konferencyjnej są z pewnością mikrofony bezprzewodowe, odtwarzacze Blue Ray, flipcharty, mównice, laptopy czy laserowe wskaźniki z opcją sterowania slajdami. Ze wskaźników bardzo często korzystają np. firmy farmaceutyczne, które organizują u nas konferencje. Coraz ważniejsze stają się również tzw. punkty dostępowe. Są to specjalne, wbudowane w ścianę lub podłogę sali gniazda pozwalające uczestnikom na podpięcie np. laptopa. W Qubus Hotel Bielsko-Biała dajemy również możliwość organizacji wideokonferencji i telekonferencji. Tego typu spotkania wymagają szerokopasmowego, bezprzewodowego internetu, który zapewni odpowiednią płynność sygnału. Ważne, aby w obiekcie można było również dla danej konferencji wydzielić osobne łącze internetowe. Jeśli natomiast chodzi o wielkość sali, to wszystko zależy od liczby uczestników konferencji.

A po konferencji…

Po zakończeniu konferencji goście biznesowi często organizują sobie lub proszą mnie o zorganizowanie dodatkowych spotkań integracyjnych. Największą popularnością wśród biznesmenów cieszy się w Bielsku-Białej wyjście na kręgle czy bilard. Goście często proszą również o zorganizowanie np. kolacji dla uczestników danej konferencji w naszej restauracji 4 Elements. Wtedy dobrym pomysłem jest zaproponowanie opcji open drink bar. Dodatkowo jeśli w dniu konferencji odbywa się jakieś ważne wydarzenie sportowe, często organizujemy odpowiednie miejsce w hotelu, w którym goście mogą np. obejrzeć mecz. Mniej popularną formą spędzania czasu wolnego po konferencji jest tzw. shopping. Nasz hotel zlokalizowany jest w nowoczesnej galerii handlowej, dlatego zwolennicy tej formy relaksu mają tu duże możliwości.

Autorka jest specjalistką ds. marketingu i sprzedaży w Qubus Hotel Bielsko-Biała

 

Kordian Kuczma

Kordian Kuczma

doktor nauk politycznych PAN