Profesjonalna organizacja konferencji w przestrzeniach hotelowych

Konferencja to wydarzenie, z którego każdy uczestnik zachowa kilka najcenniejszych dla siebie minut. Ten czas jest jednak wart wielu miesięcy starań i przygotowań, bo często stanowi sumę unikalnych przekazów, wartość nigdzie indziej nieosiągalną. Zadaniem organizatorów konferencji jest sprawienie, aby ten przekaz odbył się bez zakłóceń, w atmosferze sukcesu i na najwyższym poziomie. Warto się do tego odpowiednio przygotować.

Najważniejszą kwestią na pierwszym etapie planowania wydarzenia jest staranne określenie budżetu oraz oczekiwań wobec potencjalnie interesujących obiektów. Kluczowym czynnikiem jest lokalizacja – wybór często ogranicza się do konkretnego miasta, ale bywa, że w grę wchodzi kilka lokalizacji. Warto w takim przypadku sprawdzić choćby pobieżnie kalendarz wydarzeń w danym mieście – może mieć to bezpośrednie przełożenie na poziom cen oraz dostępności obiektów. Jeśli na tym etapie termin eventu nie jest ściśle sprecyzowany, warto o tym wspomnieć w zapytaniu do hotelu – tu także pozornie niewielkie przesunięcie daty może mieć duży wpływ na cenę rezerwacji.

Ważne jest sprecyzowanie wymagań

Kiedy określone zostaną powyższe warunki, można przejść do wnętrza obiektu. Sprecyzuj, jaka liczba i wielkość sal konferencyjnych będzie optymalna dla danego wydarzenia i przewidywanej liczby uczestników. W zależności od formy eventu można przewidzieć, jakie wyposażenie sali konferencyjnej będzie niezbędne do jego realizacji. Dobrze przygotowane obiekty hotelowe zwykle posiadają zaplecze multimedialne, a w nim sprzęty takie jak ekran, rzutnik, nagłośnienie, płaski telewizor czy tablice typu flipchart. Warto pamiętać, że mikrofon to nie zachcianka, a absolutna konieczność przy zgromadzeniach liczących 100 i więcej osób. Jeśli niezbędne będą bardziej zaawansowane technologie, konieczne może być pozyskanie zewnętrznych dostawców. W tym przypadku zawsze należy brać pod uwagę także specyfikację techniczną hotelu – musi być kompatybilna z technologią multimedialną (np. weryfikacja ilości faz elektrycznych, na jakich pracują konkretne urządzenia). W takich przypadkach warto zdać się na powierzenie ustalania tych elementów załodze hotelu, która w efektywny sposób zorganizuje np. symultaniczne tłumaczenie konferencji czy inne atrakcje specjalne dla uczestników. Istotną tu kwestią jest także ustawienie miejsc siedzących – jeśli cała uwaga gości będzie skupiać się wyłącznie na scenie, najlepsze będzie ustawienie teatralne. W przypadku zebrań, warsztatów i szkoleń warto wziąć pod uwagę tzw. podkowy, wyspy lub też ustawienie szkolne.

Należy zadbać o catering

Mówi się, że od pożywienia lepsze jest tylko jedzenie. Jeśli na wydarzeniu planowany jest poczęstunek, warto dokładnie przeanalizować menu i dokonać precyzyjnych wyborów. Określ liczbę dań, sposób podania (bufetowe czy serwowane?), miejsce w którym zostanie podany posiłek. Warto zastanowić się nad wymaganiami poszczególnych gości i wprowadzić do menu chociażby opcję wegetariańską. Najedzony gość to dobry gość i warto o tym pamiętać.

Zakwaterowanie uczestników

Zastanów się nad ewentualnym zakwaterowaniem uczestników – czy będzie potrzebne, jaki standard hotelowy należy zapewnić gościom oraz czy zależy im na zakwaterowaniu w miejscu konferencji. Na określenie liczby pokoi oraz ich struktury (podział pokoi na 1-osobowe i 2-osobowe) będzie jeszcze czas, ale warto pamiętać, że im wcześniej hotel uzyska informację o planowanej rezerwacji, tym lepiej – będzie miało to pozytywny wpływ na cenę noclegu. Usługi dodatkowe hotelu, takie jak bezpłatny dostęp do sauny i siłowni czy bezpłatny Internet, są zawsze miłym dodatkiem i będą miały pozytywny wpływ na odbiór całego wydarzenia.

Warto mieć obiekt rezerwowy

Z takim pakietem informacji można przystąpić do zbierania konkretnych ofert. Nie warto zamykać się na żadną opcję – zapytania wyślij do jak największej liczby podmiotów spełniających wstępnie określone wymagania, z określeniem wszystkich parametrów imprezy. Dzięki temu w krótkim czasie można uzyskać pakiet dobrze dopasowanych propozycji i dokonać najlepszego wyboru. Warto wyłonić też obiekt rezerwowy, na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Jeśli nie wszystkie parametry mogą zostać sprecyzowane na wstępie, warto zdać się na pracowników obiektów, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w organizacji eventów. Profesjonalna ekipa hotelowa pomoże dookreślić punkty zapytania ofertowego i doradzi optymalne rozwiązania w zaplanowanym budżecie.

Przeprowadź inspekcję obiektu

Po wstępnej decyzji odnośnie obiektu do organizacji konferencji warto w miarę możliwości wybrać się na tzw. site inspection. Sprawdź hotel pod kątem wizualnym, wypróbuj serwowane jedzenie, zweryfikuj wyposażenie hotelu. Jeśli będziesz przekonany do swojego wyboru, bez trudu przekonasz do niego gości konferencji.

Zadbaj o umowę

Nie mniej ważna od powyższych zagadnień jest warstwa formalna. Każde zlecenie powinno być opatrzone umową, która zabezpieczy interesy obu stron. Hotele pracują na różnych wzorach umów, dlatego dokładnie należy sprawdzić wszystkie zapisy i w miarę możliwości skonsultować je z prawnikiem w firmie. Szczególną uwagę zwróć na warunki anulacji i płatności. Koszty w przypadku anulacji eventu czy zmiany kluczowych założeń mogą w uzasadnionych przypadkach sięgnąć 100 proc. wartości zamówienia, warto zatem zminimalizować ryzyko i odpowiednio dostosować zapisy umowy, tak aby nie narazić swojej firmy na niepotrzebne wydatki.

Dobra organizacja konferencji w przestrzeniach hotelowych to wprawne połączenie wielu, nierzadko kilkudziesięciu elementów składowych, w najbardziej harmonijną i spójną całość. Idealny wynik jest osiągalny jedynie przy pracy całego zespołu – organizatora oraz hotelu, który dąży do tego samego celu, a jego członkowie pomagają sobie nawzajem.

Autor jest dyrektorem sprzedaży i marketingu sieci Focus Hotels S.A.

——

 

 

 

 

 

 

Łukasz Płoszyński

dyrektor sprzedaży i marketingu sieci Focus Hotels S.A.