Zwróć na to uwagę przed zawarciem umowy

Korzystanie z usług firm outsourcingowych staje się coraz bardziej powszechne. Przedsiębiorcy zaczęli dostrzegać zalety wynikające z tego rodzaju współpracy. Aby jednak firma zlecająca usługi zewnętrznemu wykonawcy mogła zmaksymalizować korzyści płynące z tego rodzaju kooperacji, powinna wziąć pod uwagę kilka istotnych aspektów przy zawieraniu umowy outsourcingowej.

Do sprawdzenia firmy outsourcingowej pod tym kątem konieczne będą referencje oraz portfolio klientów i zrealizowanych projektów. Ważniejsze jednak jest, aby wykonawca potrafił wykazać się dogłębną wiedzą o branży swojego klienta, a także znał specyficzne wymogi w niej panujące. Taki dostawca zada zleceniodawcy szereg szczegółowych pytań, z których może wynikać, że zna on i rozumie otoczenie, w którym funkcjonuje klient. Kolejną kwestią, którą należy sprawdzić jest to, czy zewnętrzna firma dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjno-administracyjnym i technicznym. W zależności od projektu powinna ona być w stanie zapewnić określony sprzęt techniczny czy odpowiednie narzędzia teleinformatyczne. Dysponowanie przez wykonawcę wsparciem kadrowo-księgowym umożliwi rozliczenie całego procesu, co również odciąży klienta. Czynnikiem, na który należy zwrócić szczególną uwagę, jest elastyczność dostawcy usług outsourcingowych. Realizacja zadań dla firm z różnych branż i o różnej wielkości sprawia, że w działalności outsourcingowej niezwykle ważna jest umiejętność dopasowywania się do specyficznych potrzeb każdego klienta.

Zasady współpracy

Przy zawieraniu umowy outsourcingowej konieczne jest szczegółowe określenie usług, jakie mają być w jej ramach świadczone przez wykonawcę. Warto zdefiniować w niej czytelny schemat poszczególnych zadań, składających się na całość outsourcowanej usługi. W umowie – w szczególności, gdy zawiera ją duża organizacja – nie można zapomnieć o wcześniejszym zdefiniowaniu zakresu odpowiedzialności stron. Rozumiany jako podział obowiązków, powinien on zostać sformułowany przez obie strony w maksymalnym stopniu szczegółowości. Im bardziej zakres ten będzie dopracowany i im więcej wariantów działań będzie obejmował, tym mniej wątpliwości będzie przy wykonywaniu umowy outsourcingowej. Dlatego powinny znaleźć się tam elementy dotyczące tego: kto, co i kiedy ma wykonać, do czego zobowiązany jest usługodawca w ramach ustalonego wynagrodzenia oraz za jakie dodatkowo zlecone zadania powinien otrzymać wynagrodzenie. W tym fragmencie powinny zostać zawarte również informacje na temat parametrów jakościowych, jakim powinny odpowiadać usługi, np. terminy, wymogi dotyczące dokumentów itd. Dzięki temu zewnętrzny dostawca będzie dokładnie wiedział, które czynności powinien wykonać i w jaki sposób, aby nie narazić się na zarzut nienależytej realizacji zlecenia. Usługobiorca natomiast nie ma w takiej sytuacji wątpliwości, że świadczenie zostało należycie wykonane.

Elementy umowy

Umowa outsourcingu, jak każda umowa zobowiązaniowa, powinna zawierać podstawowe elementy, takie jak: niebudzące wątpliwości oznaczenie stron zawierających daną umowę, a także osób występujących w ich imieniu, przedmiot umowy i cel, który strony chciałyby osiągnąć przez zawarcie i wykonanie kontraktu, wzajemne prawa i obowiązki stron, ze szczególnym naciskiem na szczegółowość opisu zadań każdej ze stron, które mają zostać wykonane. W niektórych przypadkach kwestie te mogą być sformułowane w odrębnym dokumencie zwanym SLA (service level agreement), który włączany jest do umowy w formie załącznika. Sposób sprawdzenia i potwierdzenia wykonania umowy. Klarowne zapisy dotyczące wynagrodzenia, jego składników, w tym sposobu jego obliczania, jeśli ma ono być zmienne w toku realizacji umowy. Szczególne uprawnienia stron w wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zasady rozwiązywania kontraktu.

Różne typy

Umowy outsourcingowe mogą różnić się od siebie w zależności od rodzaju zlecenia. Pewne elementy, takie jak zasady oznaczania stron lub zakończenia współpracy, będą stałe. Do charakteru świadczonych usług powinny być natomiast dostosowane kwestie związane z opisem świadczenia (w tym SLA), sposobem obliczania i rozliczania wynagrodzenia oraz szczególne uprawnienia stron, na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Outsourcing jest specyficzną usługą, która od firmy zewnętrznej często wymaga wejścia w wewnętrzną strukturę organizacyjną klienta i wykonywania zadań, które do tej pory realizowane były przez pracowników przedsiębiorstwa. Dlatego realizacja projektów wymaga indywidualnego podejścia do każdego klienta. Dobrze sporządzona umowa outsourcingu powinna przede wszystkim umożliwiać pracę firmy usługobiorcy jako całości, czyli pomiędzy jej własnymi działami a strukturami wyodrębnionymi do obsługi przez outsourcerów.

Gdy pojawią się problemy

Zgodnie z zakresem odpowiedzialności usługodawcy w przypadku wyrządzenia szkody zasadą prawa zobowiązań jest, że granicą odpowiedzialności kontrahenta, który nie wykonał lub nienależycie wykonał swoje zobowiązanie, jest wysokość szkody poniesionej przez drugą stronę umowy. Dla określenia tego zakresu niezbędne jest wykazanie przez stronę umowy, która żąda naprawienia szkody: że poniosła szkodę, że szkoda ta pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym, tj. stanowi normalne następstwo niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez drugą stronę oraz wysokości tej szkody. Szczegółowe zapisy w tym zakresie zależą od rodzaju świadczonych usług. Przykładowo, jeśli dla wykonania zlecenia kluczowa jest terminowość, można ustalić karę umowną w wysokości określonej części wynagrodzenia za przekroczenie przez usługodawcę terminu.

Autor jest członkiem zarządu Upright Group

Kordian Kuczma

Kordian Kuczma

doktor nauk politycznych PAN