Co decyduje o sukcesie w czasie rozmowy kwalifikacyjnej?

Czas trwania rekrutacji jest pochodną wielu zmiennych: począwszy od rodzaju stanowiska, przez region, w którym poszukujemy kandydatów, złożoność procesu, po pozornie odległe czynniki, jak okres roku. Dziś 52 proc. firm na polskim rynku może się pochwalić zdolnością pozyskania pracownika w okresie od 2 tygodni do 1 miesiąca. Sprzyjają temu zarówno nowoczesne technologie, pozwalające usprawnić na przykład kontakt z kandydatami, jak i formy zatrudnienia, umożliwiające obu stronom procesu rekrutacyjnego szybsze podjęcie współpracy.

Z drugiej strony rekrutacje trwające kilka miesięcy nie należą do rzadkości. Pracodawcy często uskarżają się na problemy z rekrutacją pracowników na stanowiska menedżerskie, eksperckie, techniczne czy marketingowe. Z pewnością zjawisko to jest w dużym stopniu pochodną migracji, wyjazdów zagranicznych, osiedlania się utalentowanych ludzi w dużych ośrodkach naukowych i biznesowych. To wszystko utrudnia znalezienie odpowiednich pracowników w mniejszych miastach.

Optymalizując czas trwania rekrutacji nie zapominajmy, że szybko nie zawsze znaczy dobrze. Chodzi w końcu o to, żeby znaleźć kandydata, który się sprawdzi na stanowisku i przyniesie firmie określone korzyści. Rekruterzy działają jednak pod tak silną presją czasu, że decydują się często na pierwszego kandydata spełniającego minimalne kryteria, albo obniżają wymagania, godząc się na ryzyka z tym związane, a wśród nich prawdopodobnie na ponowną rekrutację.

Jak z sukcesem przyspieszyć rekrutację właściwego pracownika?

• Po pierwsze – zaplanować. Nawet przy dużej zmienności i dynamice prowadzenia przedsiębiorstwa, HR business partnerzy w nowoczesnych organizacjach, kierując się celami biznesowymi firmy projektują działania pionów personalnych, w tym procesy rekrutacyjne. Taki przegląd potrzeb organizacji pozwala na przygotowanie się na rekrutację, na przykład zebranie bazy kandydatów w bezpiecznym czasie przed rozpoczęciem weryfikacji.

• Po drugie – precyzyjnie ustalić kogo szukamy. Zarówno podstawowy opis stanowiska, jak i bardziej zaawansowane narzędzie jakim jest profil kompetencyjny, zwiększają szanse na zatrudnienie właściwej osoby. Warto wiedzieć, że na rynku funkcjonują systemy pozwalające na precyzyjne porównanie wymagań kompetencyjnych z wynikami ocen poszczególnych kandydatów. Wspomagane informatycznie, istotnie zmniejszają ryzyko błędu.

• Zadbać o komunikację i zbudować ofertę. Dziś pracodawcy nie mogą zapominać, że kandydat jest de facto klientem. Informacja o tym, że poszukujemy kandydatów, musi trafić tam, gdzie jest nasz klient, czy to będzie wybrany portal społecznościowy, strona rekrutacyjna, czy też pozornie archaiczna tablica ogłoszeń. Nowoczesne ogłoszenie nie jest już szablonem zawierającym opatrzone sformułowania o potrzebie umiejętności skutecznej komunikacji. To zindywidualizowana oferta, podkreślająca te aspekty, które szczególnie mogą być ważne dla naszego kandydata-klienta. Jakkolwiek „atrakcyjne wynagrodzenie” interesuje wszystkich, to jednak już na przykład „możliwość uczestniczenia w projektach wykorzystujących najnowsze technologie informatyczne” będzie bardziej pociągające dla menedżera projektów IT niż handlowca. Warto dodać, że na zainteresowanie naszą ofertą wśród kandydatów ogromny wpływ ma całość naszego wizerunku: to, jak jesteśmy postrzegani jako pracodawcy, jaką opinią cieszą się nasze produkty i usługi, czy jesteśmy organizacją społecznie zaangażowaną, etc. Najlepiej opublikowana propozycja pracy będzie nieskuteczna, jeśli kandydaci nas nie znają, lub znają od najgorszej strony.

• Spływają aplikacje i… zaczyna się długotrwała selekcja. Ocenia się, że to drugi najbardziej czasochłonny etap rekrutacji (po spotkaniach). W sukurs znowu idzie technologia. Dzięki niej można dzisiaj korzystać z aplikacji, które stanowią bazy danych rekrutacyjnych z jednej strony, platformę komunikacji z kandydatami z drugiej i narzędzie do zarządzania przebiegiem rekrutacji z trzeciej strony. Ten ostatni element pozwala na wstępną i zasadniczą selekcję zgłoszeń, utrzymanie bieżącej komunikacji z partnerami w procesie oraz rejestrację ocen i dokumentacji na każdym etapie. Systemy tego typu zawierają również moduły raportowe.

• Zanim zaprosimy kandydatów na spotkania, zalecam rozmowy telefoniczne. Pozwalają sprawdzić podstawowe informacje (np. gotowość do relokacji) czy ocenić wybrane kompetencje (np. znajomość języka obcego) i w konsekwencji oszczędzają obu stronom nierokujących spotkań. Otwórzmy się także na nietradycyjne formy rekrutacji jak rozmowy za pośrednictwem videokonferencji. Wprawdzie są obarczone błędem interpretacji, ale świadczą o naszej nowoczesności, elastyczności wobec kandydatów i oszczędzają koszty.

• Spotkania z kandydatami też wyglądają dziś inaczej. Rynek pracowników sprawia, że to coraz rzadziej stresujące dla kandydatów egzaminy, a coraz częściej partnerskie rozmowy o wzajemnych oczekiwaniach. O czym warto pamiętać? Zadbajmy o poinformowanie kandydata przed spotkaniem: powinien wiedzieć z kim się spotka, czego w zarysie może się spodziewać i jak długo będzie to trwało. Bądźmy przygotowani na pytania od kandydatów i zapewnijmy im tę możliwość. Angażujmy w spotkania przełożonych i współpracowników potencjalnego pracownika – bezpośredni kontakt pokaże, czy pozytywnie „zaiskrzy”. Jeśli decydujemy się stosować testy psychologiczne czy assessment, powinniśmy zadbać o informację zwrotną dla kandydata, niezależnie od tego, czy „zdał egzamin”.

• Pamiętajmy w końcu, że kandydaci, z którymi dziś nie podjęliśmy współpracy, tworzą nasz obraz na rynku pracy. Nie można też wykluczyć, że w innych okolicznościach przyjdzie nam jeszcze ze sobą rozmawiać. Dlatego dbajmy o to, by jak najszybciej powiadomić kandydatów, że nie decydujemy się ich zatrudnić i bądźmy gotowi na podanie przyczyn. Reakcja kandydata na odmowę jest cenną informacją, która może się przydać w przyszłości. Warto poczekać z uzasadnieniem i sprawdzić, czy kandydat sam będzie zainteresowany wyciągnięciem wniosków z niepowodzenia.

W każdym z etapów można szukać usprawnień i analizować wiele aspektów. Projektując dziś działania rekrutacyjne trzeba patrzeć szeroko, nie koncentrując się na samej rozmowie z kandydatami, ale optymalizując także to, co przed i po rekrutacji. Sukces zależy od zdolności pracodawcy do wypracowania przewagi konkurencyjnej, rozumienia potrzeb kandydata-klienta i przyciągnięcia go wartościową ofertą.

Autorka jest dyrektorem personalnym Grupy Edukacyjnej S.A.

Avatar

Dominika Borkowska

dyrektor personalny Grupy Edukacyjnej S.A.