Gdzie outsourcing jest najlepszym rozwiązaniem

Na outsourcing kadrowo-płacowy można zdecydować się zawsze, ale kluczowe z perspektywy przedsiębiorstwa powinny być jasno określone potrzeby i oczekiwania w tym zakresie, żeby docenić korzyści ze zmiany. Dla wielu przedsiębiorstw decyzja o outsourcingu kadrowo-płacowym jest strategiczna i podejmowana jest wspólnie najczęściej przez Prezesów Firm, Dyrektorów Finansowych, Dyrektorów IT i Dyrektorów HR. Decyzja o outsourcingu przynosi zwiększenie wydajności, szybką i poprawną adaptację do panujących warunków rynkowych, a co za tym idzie przewagę nad konkurencją.

Kontrola kosztów, rosnące potrzeby związane z analizami danych płacowych i raportowaniem są kluczowymi czynnikami z perspektywy Dyrektorów Finansowych, którzy zarządzają finansami firm decydują się na outsourcing. Dobra umowa z dostawcą usług płacowo-kadrowych pozwala przedsiębiorstwom zaoszczędzić pieniądze i czas, a badania rynku pokazują że outsourcing jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż utrzymywanie wewnętrznych działów kadrowych.

Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa i zwiększenie zatrudnienia, a co za tym idzie większe obciążenie wewnętrznych działów kadrowych jest jednym z najistotniejszych czynników mający wpływ na decyzję o outsourcingu. Zmiany na rynku pracy w znaczy sposób zmieniły oczekiwania w stosunku do Dyrektorów HR, a co za tym idzie do wewnętrznych działów kadrowych. Od działów HR wymaga się obecnie podnoszenia zaangażowania pracowników, stwarzania im warunków do rozwoju co ma wpływ na rozwój biznesu i konkurencyjność na rynku. Outsourcing pozwala uwolnić wewnętrzne zasoby z zadań związanych z administracją kadrową, a pozwala się skupić na odpowiednim motywowaniu i zarządzaniu pracownikami.

Konieczność utrzymywania i aktualizowania systemów informatycznych niezbędnych do administracji kadrowo-płacowej, dbałość o bezpieczeństwo systemów i nowe technologie usprawniające obsługę pracowników powodują, że również coraz więcej Dyrektorów IT jest zwolennikami outsourcingu. Outsourcing z perspektywy Dyrektorów IT pozwala zredukować koszty związane z utrzymaniem i zabezpieczaniem systemu, zaoszczędzić czas na rekrutację specjalistów, którzy byliby odpowiedzialni za system i korzystać z rozwiązań dostępnych na rynku takie jak portal pracowniczy, a nie budować je od początku.

Podstawowe oczekiwania działów biznesowych, czyli klientów wewnętrznych w związku z decyzją o outsourcingu to redukcja kosztów, niezawodność, automatyzacja procesów, wysoka jakość obsługi. Decyzja o outsourcingu to zmniejszenie kosztów związanych z zatrudnieniem specjalistów, zakupem, utrzymaniem oraz wsparciem technicznym profesjonalnego oprogramowania, organizacją bezpiecznego przechowywania dokumentacji, szkoleniami, nieobecnościami, rekrutacją. Dzięki outsourcingowi Firmy zyskują bezpieczeństwo danych, raporty, wskaźniki, analizę procesów oraz ocenę efektywności.

Przy wyborze dostawcy kluczowe są następujące czynniki: doświadczenie, wysoka jakość usług oraz cena. Nie bez znaczenia pozostają: poprawa efektywności operacyjnej, zapewnienie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, bezpieczeństwo danych, przejęcie odpowiedzialności oraz kreowanie nowych rozwiązań wpływających na elastyczność usługi.

Nowoczesny outsourcing to ścisła współpraca i zaufanie partnerów, jakimi są dostawca usług oraz zleceniodawca. To dwa zazębiające się koła, synchronizacja potrzeb i możliwości, umożliwiająca obu stronom rozwój i satysfakcję.

Rozmiar firmy czy branża ma mało istotne znaczenie na decyzję o outsourcingu, ponieważ outsourcing jest rozwiązaniem elastycznym, które dostosowywane jest do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Autorka jest Senior Strategy Consultant w Contract Administration

Avatar

Ewa Pykało

Senior Strategy Consultant w Contract Administration