Informatyczne wsparcie procesów windykacyjnych

Proces windykacyjny jest procesem rozłożonym w czasie i składa się na niego szereg różnorodnych działań, prowadzonych przy wykorzystaniu odpowiednio dobranych narzędzi. Co więcej, w celu osiągnięcia efektywności operacyjnej można założyć pewną standaryzację działań niezależnie od tego, jakie jest źródło pochodzenia długu.
Określenie sposobu postępowania, w przypadku ściągania wierzytelności, już na poziomie operacyjnym możliwe jest dzięki narzędziom korzystającym z rozbudowanych modeli scoringowych, prognozujących prawdopodobieństwo zachowania dłużnika oraz szanse na odzyskanie należności. W sektorze o wysokim stopniu ryzyka możliwość dostrzeżenia pewnych prawidłowości i wzajemnych związków jest najważniejszym elementem działania. Ryzyko niepowodzenia może zmniejszyć również hurtownia danych, służąca raportowaniu i analizom biznesowym, w których na podstawie historii wierzytelności danego dłużnika oraz analogicznych przypadkach pod względem obszaru geograficznego czy miejsca działalności, firma windykacyjna ma możliwość poddania ocenie opłacalności alternatywnych scenariuszy windykowania długu.

Atrybuty nowoczesności
Każdemu rozwiązaniu windykacyjnemu powinno towarzyszyć telecentrum. Dział ten odpowiedzialny jest za telefoniczny kontakt z dłużnikiem oraz podtrzymywanie z nim interakcji. Integracja systemu call center z systemem windykacyjnym pozwala zapewnić ciągłość merytoryczną relacji z dłużnikiem, udostępniając call center informacje o postępach w spłacie długu, realizowanych wysyłkach elektronicznych i tradycyjnych listów oraz monitów, czy koordynując kontakty z dłużnikiem. Kolejnym elementem systemowej układanki są rozwiązania finansowo-księgowe, koordynujące strumień przepływów pieniężnych, związanych z wpłatami od dłużników, ale i uiszczaniem opłat za e-sąd, czy opłacaniem komorników przez windykującą firmę. Działanie platformy księgowej powinno podlegać całkowitej automatyzacji, zapewniając w ten sposób ciągłość całego procesu, bez obawy o ewentualne opóźnienia i pomyłki. Nowoczesnej firmie windykacyjnej trudno obejść się także bez elektronicznego systemu obiegu dokumentów i obsługi korespondencji masowej.

Efektywność finansowa
Firma windykacyjna, która skupuje długi od operatorów telekomunikacyjnych, instytucji finansowych czy ubezpieczycieli, musi w sposób świadomy dążyć do optymalizacji finansowej prowadzonych działań. Należy pamiętać, że to właśnie odzyskiwanie należności jest core biznesem takiej firmy, jej dochód zależy od tego, co zostanie po odliczeniu wszystkich kosztów, które poniosła w czasie całej obsługi windykacji. Dlatego to właśnie kompleksowy, a co za tym idzie zwykle drogi w budowie i utrzymaniu windykacyjny ekosystem IT, pozwala osiągać większą efektywność i jest gwarantem powodzenia realizowanych działań. Bez takiego wsparcia firma starającą się odzyskać swoje pieniądze musi każdorazowo kalkulować zagrożenia w postaci większych kosztów pracy dedykowanemu tym procesom działu, mniejszej efektywności finansowej oraz niekoniecznie najwyższej jakości wizerunkowej takich działań.

Ulec prawom rynku
Dlatego outsourcing windykacji wierzytelności pozwala firmie w prosty sposób zapanować nad kosztami i jakością. Testując model współpracy z windykatorami, zawsze można utrzymywać aktywną współpracę z 2-3 podmiotami windykacji zewnętrznej, jednocześnie testując kilka następnych, aby w razie takiej konieczności mieć elastyczność w doborze partnerów. Efekty takiego adaptacyjnego podejścia są trudne do osiągnięcia w przypadku wewnętrznego działu windykacji.

Autor jest starszym konsultantem w zespole branżowym Telekomunikacja w Infovide-Matrix S.A.

Kordian Kuczma

Kordian Kuczma

doktor nauk politycznych PAN