Potrzeby potwierdzone badaniami

Polskie firmy szukają sposobów, aby ograniczyć koszty druku, poprawić jego jakość, szybkość oraz bezpieczeństwo obiegu informacji. Coraz więcej z nich korzysta z narzędzi pozwalających na optymalizację procesu druku.
Choć coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza u siebie elektroniczne systemy obiegu dokumentów, w Polsce wciąż dominuje tradycyjny druk papierowy. Z raportu „Przetwarzanie dokumentów”, przygotowanego na zlecenie Konica Minolta przez firmę doradczą KPMG, wynika, że tylko w 7 proc. polskich firm większość dokumentów ma formę elektroniczną. Te same badania pokazują, że kadra menedżerska zwraca dużą uwagę na koszty druku, blisko trzy czwarte przedsiębiorstw monitoruje je, a najważniejszym zadaniem, przed jakimi stoją, jest ich redukcja.

Optymalizacja druku
Najlepszym lekarstwem na wysokie koszty jest aktywne zarządzanie drukiem. Zmartwieniem większości polskich przedsiębiorstw jest różnorodna flota drukująca. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm, które mają wiele oddziałów w różnych miastach. Urządzenia pochodzą od wielu producentów, co bardzo utrudnia ich serwisowanie i wiąże się z mało racjonalnym wykorzystywaniem oraz składowaniem dużej ilości różnorodnych materiałów eksploatacyjnych. Wielu producentów sprzętu pomaga usprawnić proces druku tak, aby zminimalizować koszty. Dzięki temu m.in. informacje o awarii sprzętu lub braku tonera szybko docierają do serwisu, a inteligentny moduł kwalifikowania danych pozwala na filtrowanie informacji, aby najważniejsze z nich nie zgubiły się w szumie mniej istotnych.

Centralizacja wydruku
Przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, w których produkuje się wiele różnych dokumentów, coraz częściej decydują się na tworzenie własnych centralnych punktów druku. Instalują w nich systemy produkcyjne o dużej wydajności, które zapewniają niskie koszty eksploatacji, lepszą jakość oraz większe możliwości wykańczania dokumentów. Podczas badań przeprowadzonych przez KPMG połowa respondentów uznała, że centralizacja wydruku jest potrzebna, a w przypadku firm zatrudniających ponad 800 pracowników stwierdziło tak aż 69 proc. z nich. Ankietowani przedsiębiorcy, korzystający z takiego rozwiązania, podkreślali, że centralizacja wydruku spowodowała redukcję kosztów przetwarzania dokumentów średnio o 30 proc.

Druk bezpieczny
W trosce o bezpieczeństwo obiegu dokumentów coraz więcej firm wdraża rozwiązania pozwalające na autoryzację wszystkich użytkowników poprzez stosowanie kodów PIN lub kart zbliżeniowych. Uniemożliwia to osobom postronnym korzystanie ze sprzętu biurowego, pozwala na nadawanie pracownikom uprawnień do tworzenia odpowiednich dokumentów i blokowanie np. możliwości druku w kolorze osobom, które tego nie potrzebują. Odpowiednie aplikacje umożliwiają dokładny monitoring liczby sporządzanych przez każdego z pracowników dokumentów, ustanawianie limitów druku oraz wprowadzenie np. wymuszonego dwustronnego wydruku monochromatycznego. Pozwalają także na drukowanie dokumentów w trybie podążającym. Druk w środowisku autoryzowanym poprawia nie tylko bezpieczeństwo, ale powoduje spadek liczby drukowanych przez pracowników materiałów.

Rozwiązania kompleksowe
W ostatnich latach tanie drukarki nabiurkowe, które stanowiły wyposażenie wielu biur, są zastępowane przez nowoczesne, w pełni zintegrowane z procesami w firmie urządzenia wielofunkcyjne. Nowoczesne technologie sprawiają, że można je wyposażyć w zaawansowane programy umożliwiające zamianę dokumentów papierowych na edytowalne pliki elektroniczne. Rozwiązania te pozwalają na uporządkowanie dokumentacji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych materiałów. Chronią także przed ich przypadkową utratą. Dokumenty można odszukać według różnych kryteriów i słów kluczowych. Nowoczesne rozwiązania do zarządzania procesami druku pozwalają na znaczne ograniczeniu kosztów, zwiększają szybkość obiegu informacji oraz poprawiają bezpieczeństwo. Decydując się na wybór konkretnych rozwiązań nie należy brać po uwagę tylko kryterium ceny. Ważne, aby wybierać rozwiązania kompleksowe, które pozwolą w przyszłości na łatwą rozbudowę systemu o nowe funkcje. Równie istotny jest ogólnopolski serwis, co potwierdzają przedsiębiorcy ankietowani przez KPMG.

Autor jest dyrektorem działu rozwoju rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska

Kordian Kuczma

Kordian Kuczma

doktor nauk politycznych PAN